Privacyverklaring UiTPAS

1. Algemeen

Bedankt dat u gebruikmaakt van UiTPAS. UiTPAS is een spaar- en voordelenprogramma voor het brede publiek dat deelneemt aan het publieke vrijetijdsleven in Vlaanderen en Brussel. Ook wordt UiTPAS gebruikt voor het toekennen van reductietarieven voor mensen met een UiTPAS met kansentarief. In dit document schetsen we het privacybeleid dat van toepassing is op het gebruik van uw UiTPAS.

UiTPAS is een participatiebevorderend project van de Vlaamse overheid in samenwerking met UiTPAS-partners zoals steden en gemeenten en aanbieders van vrijetijdsaanbod uit Vlaanderen en Brussel. Algemene realisatie, coördinatie en eigendom zijn in handen van publiq vzw, die als non-profitorganisatie handelt in opdracht van de Vlaamse overheid (Henegouwenkaai 41-43, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, ondernemingsnummer 0475.250.609, tel: 02/551 18 70, fax: 02/551 18 99, e-mail: info@publiq.be, www.uitpas.be).

publiq treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarbij baseren wij ons op de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Voor UiTPAS gebeurt de uitbating door UiTPAS-partners (zoals steden en gemeenten). UiTPAS-partners sluiten overeenkomsten met lokale vrijetijdsorganisatoren en -aanbieders, die UiTPAS accepteren als spaar- en voordelenkaart. Voor alle vragen in verband met het gebruik van uw UiTPAS kan u de helpdesk van de betrokken UiTPAS-partner contacteren waarvan u de contactgegevens op de site van de betrokken partner vindt en in de specifieke gebruiksvoorwaarden van de betrokken UiTPAS.

2. Aanvaarding van het privacybeleid

Bij de registratie en het gebruik van uw UiTPAS worden uw persoonsgegevens bijgehouden door publiq. Daarbij nemen wij uw privacy bijzonder ernstig. Met deze privacyverklaring willen we u dan ook zo duidelijk mogelijk informeren over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

Deze privacyverklaring wordt u ter beschikking gesteld bij aanvraag van een UiTPAS. We raden u aan om dit document aandachtig door te lezen. Na aanvraag van een UiTPAS ontvangt u een e-mail die u doorverwijst naar een registratiepagina waar u de privacyverklaring ook online kunt raadplegen. Door uw UiTPAS daadwerkelijk in gebruik te nemen, gaat u uitdrukkelijk akkoord met dit privacybeleid.

3. Toestemming

Als u een UiTPAS aanvraagt, stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens verwerkt worden voor de specifieke doeleinden die in deze privacyverklaring worden omschreven.

Ook minderjarigen (kinderen jonger dan 16 jaar) kunnen een UiTPAS aanvragen. In dat geval is de uitdrukkelijke toestemming nodig van ouder(s), voogd of wettelijk verantwoordelijke. Ook wijzen we op het belang van overleg en educatie rond het vrijgeven van persoonsgegevens door minderjarigen.

De UiTPAS wordt ter beschikking gesteld online via https://www.uitpas.be of fysiek door lokale partners (regio's, steden en gemeenten) en door partners rond specifieke toepassingen (lidmaatschap van een vereniging, museumpas…). Bij aanschaf van een UiTPAS kan u zelf kiezen hoe u op de hoogte wenst te blijven van lokale UiTPAS-activiteiten en omruilvoordelen. U hebt steeds het recht om ons te melden dat u deze informatie niet meer wenst te ontvangen.

Indien u hebt aangeduid dat u informatie wenst te ontvangen betreffende de UiTPAS, het aanbod en de voordelen, zullen wij deze informatie via elektronische weg meedelen. U hebt steeds het recht om ons te melden dat u deze informatie niet meer wenst te ontvangen. Elke e-mail zal een hyperlink bevatten die u kan aanwenden om deze informatie stop te zetten.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Voor optimaal gebruik van UiTPAS moeten we een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken.

Bij het aanmaken van uw UiTPAS aan een vragen we u daarom om uw voor- en familienaam, adres, rijksregisternummer, leeftijd, geslacht, nationaliteit, geboorteplaats en geboortedatum op te geven.

Als u dat wenst, kan u zelf ook laten registreren of u lid bent van bepaalde verenigingen of aanspraak maakt op het kansenstatuut. Ook staat het u vrij bijkomende contactgegevens (telefoonnummer, e-mail) mee te delen met het oog op een efficiënte communicatie.

Deze persoonsgegevens kunnen geregistreerd worden via uw elektronische identiteitskaart. Uw rijksregisternummer en afbeelding wordt ook bewaard in ons datasysteem. Dit maakt uw account uniek en beschermt uw UiTPAS tegen eventuele fraude.

Tot slot wijzen we erop dat bepaalde gegevens op geautomatiseerde wijze worden verzameld, telkens wanneer u UiTPAS gebruikt. In het bijzonder gaat het dan over uw deelname aan het vrijetijdsaanbod, uw gespaarde punten en uw gekozen ruilvoordelen. Voor het gebruik van een online account gekoppeld aan uw UiTPAS zijn aanvullend de privacyverklaring van UiTiD en de betrokken website van toepassing.

Alle gevraagde persoonsgegevens zijn essentieel voor een optimaal gebruik van UiTPAS. Indien er zich een probleem voordoet, dienen deze gegevens ook om u snel te kunnen contacteren.

5. Doeleinden verwerking

publiq is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het project UiTPAS. Deze gegevensverwerking past in het beleid van de organisatie en haar partners om de participatie aan het vrijetijdsaanbod te stimuleren. De verzamelde persoonsgegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt.

In het bijzonder is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk:

om de UiTPAS correct en optimaal te gebruiken, rekening houdend met uw specifieke persoonsgegevens als pashouder. Zo herkent het systeem wanneer u punten kunt omruilen of recht hebt op bepaalde kortingen.
om u toe te laten uw account online te activeren. Dit gebeurt door de aanmaak van een zogeheten UiTiD. Dit is een digitaal vrijetijdsprofiel waaraan u uw voor- en familienaam, geboortedatum, adres en emailadres koppelt. Beschikt u reeds over een UiTiD, dan kan u uw bestaande account gebruiken. (Voor meer details verwijzen we naar de UiTiD Gebruiksvoorwaarden en UiTiD Privacyverklaring.
om u te informeren over UiTPAS, de lokale en specifieke toepassingen, het activiteitenaanbod van de partners en aanbieders en de beschikbare ruilvoordelen en dit alles ook mogelijk te maken in functie van uw voorkeuren en eerder gebruik van de UiTPAS. U kan uw communicatievoorkeuren steeds aanpassen via een hyperlink in de mails die u ontvangt, via uw persoonlijk profiel of via een UiTPAS-balie in uw regio.
om anonieme cijfergegevens (daaronder begrepen het anonimiseren zelf van uw gegevens) over het gebruik van UiTPAS te verzamelen met het oog op verbeteringen aan het project of verwerking van statistische informatie.

6. Opslagtermijn en -locatie

publiq bewaart persoonsgegevens van kaarthouders zolang zij gebruik maken van UiTPAS. Geanonimiseerde gegevens, bedoeld voor statistische verwerking, worden voor onbepaalde termijn bewaard.

7. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Als beheerder van het gegevensbestand van UiTPAS geeft publiq geen persoonlijke informatie door aan derden. Van deze regel wordt enkel afgeweken indien er sprake is van wettelijke verplichting of de gerechtelijke instanties of politiediensten hierom verzoeken.

UiTPAS-partners kunnen in bepaalde omstandigheden toegang krijgen tot persoonsgegevens. Deze data worden immers bijgehouden om uw UiTPAS correct en optimaal te laten functioneren. Zo kan op basis van uw persoonlijke gegevens (aantal gespaarde punten, statuut, ...) worden bepaald of u recht hebt op een korting of een ruilvoordeel. Om die reden kunnen baliemedewerkers van deelnemende UiTPAS-partners en UiTPAS-aanbieders aan de hand van een persoonlijke account toegang krijgen tot die gegevens die nodig zijn om hun taken correct uit te voeren. Hierbij houden we rekening met de doeleinden van de dataverwerking zoals omschreven onder “Doeleinden verwerking”.

Voor de verrekening van retributies voor kansentarieven kunnen bepaalde gegevens ook tussen UiTPAS-partners onderling worden uitgewisseld om louter administratieve redenen.

In het kader van datagedreven samenwerking binnen de cultuursector kunnen UiTPAS gegevens in gepseudonimiseerde vorm (participatie, geboortejaar, geslacht en statistische sector) gedeeld worden op het UiTwisselingsplatform met de daarbij aangesloten partners.

publiq, de UiTPAS-partners en UiTPAS-aanbieders kunnen ten slotte ook een beroep doen op derde dienstverleners voor technische ondersteuning van het UiTPAS-systeem. Deze derde partijen kunnen mogelijk in contact komen met bepaalde persoonsgegevens, maar zij werken enkel in onze opdracht en mogen de gegevens dus niet voor eigen doeleinden verwerken. Deze bedrijven zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte en zijn er contractueel toe verbonden het privacybeleid van UiTPAS strikt te respecteren.

8. Rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of GDPR), beschikt u als pashouder over specifieke rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens:

Op ieder moment heeft u kosteloos het recht om inzage te verkrijgen in uw persoonsgegevens en hoe wij deze gebruiken. U hebt ook het recht om ons te verzoeken deze gegevens te verbeteren of – in bepaalde gevallen – te verwijderen.
In bepaalde situaties, zoals uiteengezet in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hebt u het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken, of om bezwaar te maken tegen een verwerking.
Indien u ernstige en legitieme redenen hebt die de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens overstijgen, hebt u het recht om zich te verzetten tegen de verwerking.
Indien de verwerking berust op uw voorafgaande toestemming, hebt u het recht om uw toestemming in te trekken.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een digitale en leesbare vorm op te vragen en/of deze te laten overdragen aan een andere door u gekozen dienstverlener.

U kunt zich richten tot een registratiebalie van de UiTPAS-partner waarbij u uw kaart heeft aangevraagd (veelal stad of gemeente) voor de wijziging van uw UiTPAS-profiel.

Sommige rechten kan u zelf uitoefenen via https://www.uitpas.be/profiel/persoonlijke-gegevens. Voor de wijziging van andere gegevens (zoals bv. uw gebruikershistoriek) of het opvragen of laten verwijderen van uw gegevens kunt u contact opnemen met publiq via privacy@uitpas.be of op het adres Henegouwenkaai 41-43, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, België op voorwaarde dat u zich afdoende identificeert (wij raden u aan de voorzijde van uw eID hiertoe in te scannen en over te maken).

Voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw UiTiD verwijzen we naar de privacyverklaring van UiTiD.

9. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

publiq en de UiTPAS-partners nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens om onverwachte vernietiging, verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang te voorkomen. Wij maken onder meer gebruik van firewalls, zorgen ervoor dat alle informatie en elk bestand veilig wordt opgeslagen, beschermen elk wachtwoord door encryptietechnologie en zorgen ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens. Daarnaast toetsen wij onze veiligheidsmaatregelen regelmatig.

Bij de uitbouw van onze dienstverlening werken wij samen met IT-leveranciers (bijvoorbeeld in het kader van operationeel beheer en ontwikkeling). Deze verwerkers zijn gevestigd binnen de EU en zijn er contractueel toe verbonden het privacybeleid van publiq strikt te respecteren. Zij handelen enkel op instructie van publiq en nemen de nodige maatregelen om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen.

Iedere geautoriseerde persoon die namens publiq of een van voorgenoemde verwerkers toegang heeft tot persoonsgegevens, is volledig op de hoogte van het belang van persoonsgegevensbescherming en privacy. Zij zijn tevens gebonden aan geheimhouding van deze informatie.

10. Waar kan u terecht voor vragen en/of klachten?

publiq stelt alles in het werk om uw privacy te respecteren. Uiteraard valt het nooit uit te sluiten dat een en ander verbeterd kan worden. Wij vragen u vriendelijk om eventuele opmerkingen en/of klachten aan ons te melden via privacy@uitpas.be of op het adres publiq vzw, Henegouwenkaai 41-43, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, België.

Indien u meent dat wij uw verzoek niet afdoende hebben behandeld, dan kan u contact opnemen met een van de bevoegde instanties. Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

11. Wijzigingen

Het privacybeleid voor UiTPAS kan altijd gewijzigd worden door publiq. Bij wijzigingen is de nieuwe versie van het privacybeleid van kracht vanaf dertig dagen na datum van publicatie. Alle meldingen over eventuele wijzigingen en de publicatie van het gewijzigde privacybeleid verlopen via www.uitpas.be.

Privacyverklaring laatst aangepast op 26 mei 2025.